SPaaS SharePoint-as-a-Service

Beschrijving van de G-Clouddienst

SPaaS biedt een SharePoint-omgeving aan om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de strategische en operationele behoeften van de klanten op vlak van kennisbeheer, samenwerking en procesondersteuning.

Naast de materiële SharePoint-omgeving zal de klant ook toegang hebben tot een community van SharePoint-experten uit de verschillende deelnemende organisaties die hen met raad en daad kunnen bijstaan. Immers, door het delen van middelen en kennis kunnen schaalvoordelen gerealiseerd worden en kunnen complexere oplossingen uitgewerkt worden.

Deze omgeving steunt op SharePoint Enterprise, waarbij de data intern beheerd worden. SpaaS is beschikbaar voor elke medewerker via de interne netwerken van de Federale Overheid (incl. VPN), en bij uitbreiding ook beschikbaar voor een externe medewerker enkel via eID en Multi Factor Authentication (TOTP), teneinde de hoogste veiligheid te garanderen.

Met deze sites is het mogelijk om:

- Samen te werken op projecten, communities, of organisatie sites

- Autorisatie zelf te regelen zonder nood aan technische expertise

- Gebruikers met heel beperkte training meteen productief te laten zijn, gezien de herkenbaarheid van de Out-of-the-Box sites.

- (her)gebruik te maken van data gemeenschappelijk voor de Federale Overheidsinstellingen

- Optioneel 3rd party tools ter beschikking te hebben, geïntegreerd in de omgeving (bv. Ondersteuning workflows etc)

- Backup/restore uit te voeren op alle data van de volledige site

- De garantie dat de data steeds onder de eigen wetgeving valt, en op elk ogenblik geheel of gedeeltelijk kan geëxporteerd en/of verwijderd worden

- Snel van start te gaan door coaching (analyse & design databeheer, governance,…)

Service level agreements

  • Beschikbaarheid: 99,9% (tijdens support window, OotB sites)
  • Support window: werkdagen van 7.00 - 17.30 uur + 24/7 wachtsysteem voor kritische incidenten
  • Response tijd: 99% <4sec
  • Service window: 24/7
  • Support 1ste lijn: Site Moderator & Local helpdesk
  • Support 2de lijn: G-Cloud FrontOffice
  • Support 3de lijn: G-Cloud FrontOffice (SpaaS service team)

Kostprijsregeling

  • De gebruiker beschikt (reeds) over een geldige SharePoint CAL (bv. Enterprise O365 E3)
  • Een maandelijkse kost per SpaaS gebruiker (beperkt tot de eigen sites, en beperkt tot de mensen binnen eigen dienst) + oververbruik (>500MB/user)

Wat is de voorziene evolutie voor deze dienst ?

  • SpaaS kan via zijn in-house beschikbaarheid, zijn evolutie als volgt controleren:
    • Evolutie volgen van het onderliggende SharePoint platform, mits optimaal de continuïteit te garanderen door selectie, testen & timing van de individuele upgrades.
    • Beperkt toevoegen van server-side 3rd party componenten, zoals workflow tools,…
    • Geen toevoeging server-side customisaties, behoudens uitzonderingen voor rapportering, security zoals ondersteuning eID,…
  • SpaaS blijft evenwel maximaal Out-of-the-Box teneinde continuïteit, service levels, support, etc te garanderen.

Verantwoordelijkheden van de klant:

  • Minimum beschikbaarheid van een (Backup) site moderator + project leader (user-, content-, information-management, governance)
  • Connectie met ShaD (aangeboden als service)
  • SharePoint CALs